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Sezione OCC

Canali > Telefono > Fax

Configurazione delle impostazioni generali

Accedi alla sezione Canali > Telefono > Fax e inizia la configurazione delle impostazioni generali:

  1. Canali in Uscita: specifica il numero di canali contemporaneamente utilizzabili per l’invio dei documenti fax
  2. Canali in Entrata: specifica il numero di canali contemporaneamente utilizzabili per la ricezione dei documenti fax
  3. Oggetto per Fax Inviati: imposta l’intestazione del soggetto dell’email inviata agli utenti per la notifica dei fax inviati
  4. Oggetto per Fax Ricevuti: imposta l’intestazione del soggetto dell’email inviata agli utenti per la notifica dei fax ricevuti
  5. Ora di Notifica: seleziona l’orario in cui il sistema notificherà via email agli amministratori delle caselle fax eventuali anomalie registrate durante il giorno

Mail to fax

Abilitando la casella di controllo “Abilita casella IMAP per Mail To Fax“, consenti di implementare la funzionalità di email to fax.

Questa prestazione si implementa associando un account di posta accessibile tramite IMAP alla casella fax corrente.

Per configurare la casella IMAP, vai alla sezione Sistema > Configurazioni di sistema > Caselle di Posta > Email di sistema, dove troverai un riquadro dedicato.

 

Un processo di sistema specifico monitora una directory specifica della casella IMAP alla ricerca di email conformi ai seguenti criteri:

  • l’oggetto dell’email deve contenere numeri di telefono separati da virgola
  • deve essere allegato un documento PDF all’email
  • l’indirizzo email del mittente deve essere associato ad almeno un utente di TVox abilitato all’invio di fax
 

Per inviare un documento PDF tramite fax, allega il documento a un’email indirizzata all’account configurato nella casella IMAP. L’oggetto dell’email deve contenere il numero di fax di destinazione. In caso di destinatari multipli, separateli con una virgola.

Il mittente riceverà una email di notifica sull’avvenuto invio del documento o in caso di eventi anomali o errori durante la spedizione del fax.

Importante

All’interno della sezione Sistema > Configurazioni di sistema > Caselle di Posta > Email di sistema, il riquadro per la configurazione della casella IMAP, fondamentale per attivare la funzionalità Mail to Fax, è disponibile solo se TVox è dotato di una licenza FAX.

Creazione della Casella Fax

Prosegui ora con la creazione della casella fax, spostandoti all’interno della tab “Caselle Fax” e cliccando sul pulsante “Nuovo“.

Configura il nome della casella, la numerazione interna e definisci la numerazione in uscita, che rappresenterà il numero visualizzato come mittente sui fax inviati.

Limita il numero massimo di documenti memorizzabili per la casella corrente; i fax più vecchi verranno automaticamente cancellati se questo limite viene superato.

Successivamente, assegna uno o più utenti alla casella fax; per ogni utente aggiunto, puoi abilitare sia la ricezione che l’invio o optare per una sola delle due opzioni, a seconda delle esigenze aziendali.

Inoltre, per ciascun utente, è possibile configurare l’invio del fax ricevuto/inviato anche alla casella email dell’utente stesso.

Importante

L’opzione “Amministratore” abilita l’utente a gestire la casella fax. Inoltre, l’amministratore riceverà notifiche giornaliere via email, le quali forniranno un riepilogo di eventuali anomalie o non conformità relative alla casella fax.

Se necessario, hai la possibilità di configurare l’inoltro delle email verso destinazioni non direttamente associate agli utenti assegnati alla casella. Nella tab “Inoltro Email”, puoi inserire uno o più indirizzi email a cui abilitare la ricezione e/o la notifica di ricezione.

Gli utenti associati ad una casella fax troveranno una sezione dedicata su TVox Client che consente loro l’invio e la ricezione di documenti fax, nel caso in cui la casella non sia gestita tramite Mail to Fax.

Per ulteriori dettagli, puoi consultare l’approfondimento disponibile a questo link.

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