Calendari

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Impostazioni > Calendari > Configura calendari

I calendari permettono di definire gli orari di attività dei vari servizi di risposta, Contact Center e Posto Operatore.

Nel processo di configurazione di un calendario, è necessario definire gli eventi con un orario di inizio e fine, specificando il flusso che segue una chiamata in arrivo durante questi eventi.

Quando crei un nuovo calendario, apparirà una piccola finestra sulla quale dovrai inserire un nome, il fuso orario di riferimento (preimpostato con fuso italiano; ti raccomandiamo di mantenerlo invariato a meno che tu non sia all’estero) e definire il contesto.

I contesti associati agli eventi di un calendario sono strettamente collegati ai contesti che vengono configurati nei servizi.

Il contesto di default determina quindi quale percorso una chiamata dovrà seguire nel caso in cui sopraggiunga in un orario in cui il calendario non presenta alcun evento specifico

Suggerimento

Quando crei un nuovo calendario, il contesto predefinito è Fuori Orario. Si consiglia vivamente di mantenere questa impostazione per agevolare la leggibilità del calendario una volta completata la configurazione.

Appena creato, il calendario presenterà una colorazione associata al contesto selezionato durante la creazione (ad esempio, viola per “Fuori Orario” se hai seguito il nostro suggerimento).

 

Per aggiungere eventi, inizia cliccando sul calendario nel giorno e nell’ora desiderati. Si aprirà una finestra in cui potrai inserire:

  • Nome dell’evento
  • Contesto che le chiamate dovranno seguire se giungono durante l’evento. Ad esempio, se stai inserendo un evento di apertura di un ufficio, seleziona il contesto attivo (verde)
  • Orario di inizio e fine, oppure utilizza il pulsante Tutto il giorno se l’evento dura 24 ore
  • Tipo di ricorrenza che l’evento deve avere. Seleziona la frequenza dell’evento (es. settimanale) e i giorni della settimana in cui deve ripetersi (ad esempio, dal lunedì al venerdì)
 

Salva l’evento una volta completata la configurazione.

A questo punto, il calendario mostrerà l’evento che hai creato, ripetuto secondo la ricorrenza impostata.

Nell’immagine di riferimento all’inizio di questo articolo, troverai il calendario con un evento configurato come illustrato sopra.

Se associ un calendario di questo tipo a un servizio, le chiamate che giungeranno al servizio tra le 8:00 e le 18:00 seguiranno il contesto attivo (verde), mentre al di fuori di questa fascia seguiranno quanto previsto dal contesto fuori orario (viola) del servizio stesso.

Nell’immagine sopra, le chiamate dirette al servizio Ufficio QA seguiranno un flusso che inizia con una verifica sul calendario Calendario Ufficio QA.

Supponendo che questo calendario sia simile a quello configurato nel nostro esempio precedente, se le chiamate arrivano tra le 8:00 e le 18:00 dal lunedì al venerdì, seguiranno il contesto “Attivo”. Quindi, dopo il controllo del calendario, gli utenti chiamanti ascolteranno un messaggio di benvenuto e saranno successivamente inoltrati al gruppo di risposta associato al servizio.

Nota

Quando configuri un evento, avrai notato che è possibile assegnare una priorità.

La priorità diventa rilevante quando nello stesso calendario si verificano sovrapposizioni di orari tra due o più eventi distinti.

In base alla priorità assegnata, una chiamata che arriva su un servizio con un calendario che presenta questa condizione, verrà seguito quanto previsto dall’evento con la priorità maggiore.

Ricorda che la priorità maggiore, più elevata, è 1, mentre la priorità minore è 10.

Nell’esempio illustrato nell’immagine, il giorno 7 dicembre tra le 11:00 e le 13:00 è programmato un evento straordinario con una priorità maggiore rispetto agli eventi di apertura degli uffici.

Durante quella specifica fascia oraria e giorno, le chiamate saranno quindi gestite seguendo il contesto attivo 1 (colorato di azzurro) del servizio cui il calendario è associato.

Importante

Su TVox, trovi sempre preconfigurato un calendario denominato Festività italiane. Questo calendario comprende già tutte le festività canoniche previste dal nostro paese, come ad esempio Natale, Pasqua, 2 giugno, 8 dicembre, e così via.

Sentiti libero di utilizzarlo nei tuoi servizi, ma ti raccomandiamo vivamente di NON apportare modifiche

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